Liiketoiminnan kirjeenvaihdon etiketti ja etiikka

Nykyaikainen liike-elämän todellisuus on sellainen, että vain 15% keskisuurista ja suurista yrittäjistä, jotka pyrkivät vahvistamaan asemaansa markkinoilla, saavuttavat tavoitteensa. Tästä syystä liiketoiminnan etikettien merkitys lisääntyy, koska sen normien noudattamatta jättäminen useista muista syistä johtaa usein hyödyllisten liikesuhteiden rikkoutumiseen.

Laajassa etiikan tulkinnassa kutsutaan yleisiä periaatteita, joiden tarkoituksena on sosiaalisten suhteiden sääntely. Näin ollen liikesuhteiden etiikka käsittelee liiketoimintaan liittyvää vuorovaikutuksen järjestystä ja tyyliä.

Liikesuhteiden yksityiskohtaiset eettiset näkökohdat ovat liiketoiminnan etiketti, mukaan lukien esimerkiksi neuvottelumenettely, yrityskäyttäytymisen säännöt, liike-elämän perinteet ja rituaalit, alisteisuuden osatekijät, viestinnän ja kirjoittamisen tavat ja tyylit sekä kysymykset oikeellisuudesta yhteistyökumppaneiden ja liikekumppaneiden kanssa.

Etiikan ja etiketin merkitys sen osana on se, että pitkien käytäntöjen seurauksena syntynyt normatiivinen perusta yksinkertaistaa viestintää suurelta osin, luo ymmärrettävän ja helppokäyttöisen kontekstin liike-elämän alalla, jonka avulla voit saavuttaa tavoitteet oikein ja säästää huomattavasti aikaa.

Toisin sanoen puhumme erityisestä algoritmista liiketoiminnan ongelmien ratkaisemiseksi, jonka avulla voimme asettaa ja saavuttaa halutut liiketoimintatavoitteet järkevällä ja konfliktivapaalla tavalla. Tämän algoritmin omistusaste antaa meille mahdollisuuden tehdä suoria johtopäätöksiä liikekumppanin tai vastustajan ammattitaidosta liiketoiminnan kiistassa.

Tässä yhteydessä on tärkeää noudattaa seuraavia yleisiä periaatteita:

• täsmällisyys kaikkialla ja kaikessa;
• tietoturva;
• ääni-altruismi;
• suotuisa, sopiva liiketoimintaympäristön kuvaan;
• pätevä suullinen ja kirjallinen puhe;
• noudattaen yrityskielen kulttuurin sääntöjä.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon tyypit ovat monipuoliset ja ne voidaan jakaa kahteen päätyyppiin:

• osavaltioiden välinen - valtiollisten järjestöjen, ulkomaisten edustustojen ja virkamiesten välillä (erilaiset muistiinpanot, muistiot ja muut muodot) ovat diplomaattisuhteiden osatekijöitä;
• kaupallinen - toimielinten ja järjestöjen välisten liikesuhteiden alalla käytettävät puoliksi virallisen aseman kirjaimet.

Virallisen kirjeen kirjoittamisella on kielellinen ja perinteinen ero huolimatta vakiintuneen käytännön kehittämä yhteinen perusta ja laitosryhmä. Esimerkiksi useat protokollanohjausvaatimukset, jotka määräytyvät lähettäjän ja vastaanottajan asemien sijainnin perusteella, perustuvat molemminpuolisen kunnioituksen ja oikeellisuuden alkuasetuksiin. Siksi asiakirjan tyypistä riippumatta sen on sisällettävä seuraavat osatekijät:

• valitus (vastaanottajan virallinen asema);
• kohteliaisuus (kohtelias lopullinen kirje);
• allekirjoitus;
• päivämäärä (sanoman kirjoittamispäivä, kuukausi, vuosi ja paikka);
• lähettäjän osoite (sukunimi, virallinen asema, osoite sijoitetaan kirjaimen ensimmäisen sivun ylä- tai alaosaan).

Lisäksi on useita määräyksiä, jotka liittyvät suoraan kirjeisiin:

• liikekirjeet kirjoitetaan kirjepapereihin tai paperiarkkeihin ainoastaan ​​niiden etupuolella;
• sivutus tehdään arabialaisilla numeroilla;
• viestit suoritetaan painetussa tekstissä;
• poistot ja korjaukset eivät ole sallittuja asiakirjan runkoon;
• asiakirja on taitettu teksti sisällä;
• vastaus kirjeen odottamiseen on enintään kymmenen päivää.

Yrityssanomalla pitäisi olla selkeä tavoite, ja siihen on sisällytettävä yksi kysymys, ja tekstin koko kohdan on oltava täysin sen sisällön alainen, olipa kyseessä sitten tarjous, kaupallinen tiedustelu tai yksinkertainen asiaankuuluva tieto.

Yritysviestien luokittelu on monipuolinen ja riippuu niiden toiminnallisesta ja kohdennetusta suuntautumisesta. Esimerkiksi kirjaimet ovat:

• ilmoitettiin;
• muistuttaa;
• kutsut;
• informobzory;
• järjestely;
• tukeminen;
• muut tyypit.

Kaupallisessa kirjeenvaihdossa tyypillisin:

• kyselyt;
• tarjoavat;
• varaukset;
• valitus;
• takuukirjeet.

Liiketoimintaviestinnän muodossa kirjaimet on määritelmän tarkassa merkityksessä jaettu kahteen tyyppiin - liike- ja yksityisviranomaisiin.

Liiketoimintaan kuuluvat kirjeenvaihto, organisaatioiden ja instituutioiden keskinäinen keskustelu. Yksityinen virallinen kirje on viesti, jonka yksityinen henkilö, tai päinvastoin, laitos lähettää laitokselle yksityiselle henkilölle.

On olemassa useita yritystoiminnan sääntöjä.

• Kirjeessä olisi edistettävä tuensaajan liiketoiminnallisen edun syntymistä, selkeästi ja vakuuttavien tosiasiallisten tietojen perusteella osoitettava kumppanuuden hyödyt ja kumppanuuden rikkomisen epätarkkuus. Tekstin tulisi olla rohkaisevaa, motivoitavaa yhteistyöhön.
• Liian henkilökohtaisten tunteiden ilmentyminen liikekirjeessä ei ole paras tapa todistaa tapauksensa ja ratkaista ongelma.
• Jotta vältettäisiin kirjeen tekstin ylikuormittuminen ja tukkeutuminen, on välttämätöntä välttää kuviollinen vertailu, metaforat, allegorit ja hyperboli.
• Selkeä ja tiivis esitys aiheesta on parempi käyttää yksinkertaisia ​​lauseita, välttää tietoja ja liiallisia yksityiskohtia. Viestin perusajatus olisi tuettava vain asiaankuuluvilla argumenteilla, jotka yleensä asetetaan kirjeen liitteisiin (kaaviot, kaaviot, digitaaliset tiedot).
• Tekstissä tulisi jakaa kohdat, joista jokainen, joka edustaa itsenäistä ajattelua, alkaa uudella rivillä.

• Liiketoiminnallisessa viestissä, kuvailevissa adjektiiveissa ei pidä käyttää ylimääräisiä selvennyksiä ja yksityiskohtia. Kirjoittamisen lopussa on suositeltavaa tarkistaa asiakirja ja poistaa lauseita, joilla ei ole todellista semanttista sisältöä.
• Kirjallisuus on tekstin peruselementti. Sanoman oikeinkirjoitus ja muut virheet eivät ole hyväksyttäviä.
• Kirjeen aiheen määrittäminen on pakollista. Asiakirjojen aiheen pitäisi näkyä lyhyesti ja mahtavasti, se säästää aikaa lukemisen aikana ja luonnehtii positiivisesti lähettäjää. Jos kirje lähetetään sähköpostitse ja siinä on erityisen tärkeitä tietoja, sille olisi annettava erityinen ”lippu”, joka on saatavilla sähköisessä palvelussa.
• Tekstin hyvä luettavuus on Arialin tai Times New Romanin fonttien keskimääräinen kirjasinkoko. Erikoistarpeella keskeiset ajatukset ovat sallittuja kursivoidulla tai lihavoidulla.

• Tekstissä on hyödyllistä käyttää alanimikkeitä (3-4), jotka helpottavat ymmärrettävää tekstiä.
• Listaukset, luettelot ja luettelot tehdään parhaiten käyttämällä erikoismerkkejä.
• Yritysmalli (järjestelmä) - erinomainen indikaattori yritysten viestinnän tehokkuudesta ja objektiivisuudesta.Se on erityisen tärkeää yrityskohtaisesti, koska sen avulla voit erottua suotuisasta valosta ja noudattaa virallista asemaa.

Yritysviestin rakenne on tyypillinen. Perinteisesti se sisältää:

• käyttöönotto;
• pääosa;
• Lopuksi.

Johdanto tiivistää kirjeen tarkoituksen. Pääosassa kuvataan ongelman ydin. Yhteenvetona voidaan todeta, että on suotavaa tiivistää pääosan sisältö esimerkiksi päätelmien muodossa. "Postscripts" ja erilaiset alaviitteet eivät ole toivottavia.

Lopuksi, sopimattomia lauseita, jotka muistuttavat manipulointeja, kuten: "Toivon molempia osapuolia hyödyttävää kumppanuutta" ja niin edelleen. On parempi sanoa hyvästit liikekirjeessä, jossa on yksinkertaisia ​​lauseita - "Terveisin", "Ystävällisin terveisin" ja niin edelleen.

Viestin alaosassa on merkintä: F. I. O., virallinen nimi, yrityksen nimi on allekirjoitettu. Myös yhteystiedot on ilmoitettu.

Taulukot ja kaaviot on liitetty erilliseen tiedostoon (pakettiin), joka osoittaa tämän kirjeen lopussa. Jos on olemassa joukko investointeja, heille annetaan luettelo nimistä.

Voit käyttää lyhenteitä ja lyhenteitä vain, jos olet varma, että vastaanottaja ymmärtää ne.

Jotta teksti olisi loogisempi ja johdonmukaisempi sanastossa, käytetään seuraavia puhelausekkeita sideaineina:

• tästä syystä;
• edellä esitetyn perusteella;
• tämän vuoksi;
• tietojen mukaan;
• tältä pohjalta;
• ottaen huomioon;
• ja muut.

Virtuaalitilassa liiketoiminta-vuorovaikutus, joka edustaa viestintää miniatyyrissä, on erityinen, eikä vähempää tarvitse noudattaa asiaa koskevia etikettisääntöjä. Toimivaltainen työ kirjeen kanssa edellyttää käytännön mukaisesti seuraavien, soveltamisalaa, kielistandardeja, rakennetta ja muotoa koskevien huomautusten täytäntöönpanoa.

• Teeman kaava vastaa tarkasti tekstissä mainittua aihetta. Tämän avulla voit nopeasti mukauttaa lukijan haluttuun liiketoimintamuotoon.
• Sähköpostilla lähetettävän asiakirjan optimaalinen määrä sopii "yhteen näyttöön", jossa on enimmäismäärä tekstiä - yksi arkki A4-muodossa.
• Liitteiden optimaalinen koko - enintään 3 Mt.
• Lähetettyjä tiedostoja suositellaan pakattaviksi tavallisiin zip- tai rar-koodaaviin arkistoihin. Toiset estetään usein lähetyksen aikana.
• Hyperlinkkien on oltava vakio (sininen, alleviivattu).
• Vastaanottajalle annettava vastaus olisi sijoitettava alkuun, kirjeen alkuun, eikä alla. Tämä tallentaa kirjeenvaihtajan edellisen tekstin ylimääräisestä ja pakotetusta vierittämisestä.

• Sinun on käytettävä kirjeen kieltä, joka on ymmärrettävin kumppani. Kysymys siitä, onko suositeltavaa käyttää viestin ammattimaisuutta, yrityksen sanastoa, slangien ilmaisuja ja lyhenteitä (erityisesti ulkoisessa kirjeenvaihdossa), päätetään erikseen kirjeenvaihtokumppanien kontekstin ja ominaisuuksien mukaan.
• On tärkeää ilmoittaa kumppanille viestin vastaanottamisesta - se on merkki hyvästä mausta ja osa liiketoiminnan etikettiä, joka osoittaa hänelle kunnioitusta.
• Sen olisi vastattava mahdollisimman nopeasti. Jos jostakin syystä et voi vastata nopeasti, kumppanille on ilmoitettava hänen kirjeensa vastaanottamisesta ja ilmoitettava vastauksen aika. Eettinen ja mukava väliaikainen tauko ennen vastauksen antamista - 48 tuntia viestin vastaanottamisen jälkeen. Tämän ajan kuluttua henkilö uskoo yleensä, että viesti on kadonnut tai jätetty huomiotta. Kirjeenvaihdon liiallinen tauko on usein vaarassa menettää kumppaninsa ja sitä käsitellään liiketoiminnassa eettisten normien rikkomisena.
• Viestin lopussa tulisi sijoittaa yhteystiedot, jotka on määritetty kaikissa kirjeissä poikkeuksetta, riippumatta jakelun järjestyksestä.
• Lähetyksen aikana on tärkeää kiinnittää erityistä huomiota yksityisyyden suojaan.

Lisätietoja liiketoiminnan etikettistä on seuraavassa videossa.