Liiketoiminnan viestinnän puhelimen hienovaraisuudet

Yritysten viestinnän taide on tärkeä osa neuvotteluja, eikä monta vuotta menetä merkityksensä. Yritysten viestinnän voimakkuus puhelimitse lisääntyy vuosittain. Matkaviestinnän kehityksen myötä se on tulossa yksi tärkeimmistä tavoista kommunikoida. Puhelinkeskustelujen kannalta on tärkeää tietää liiketoimintakommunikaation yksityiskohdat ja säännöt.

Nykyaikaisen maailman puhelimella on tärkeä rooli, koska sen avulla voimme kommunikoida sukulaisemme, ystäviemme, kollegojemme, johdon ja liikekumppaneiden kanssa.

Joten keskustelun aikana tietyn ihmisjoukon kanssa henkilö soveltaa sopivaa viestintämuotoa ja esimerkiksi ei koskaan käydä vuoropuhelua pomonsa kanssa, kuten läheisen ystävän kanssa. Tässä tilanteessa käytetään enemmän virallista viestintätapaa.

Liiketoiminnan etikettiä tulisi käyttää myös julkista mielipidekyselyä suorittavista työntekijöistä, asiakkailta tulevista puheluista tai puhelimitse. Usein onnistuneet puhelinkeskustelut ovat avain hyviin liikesuhteisiin. Ja jopa yrityksen kuva voi täysin riippua työntekijöiden kyvystä harjoittaa älykkäitä vuoropuheluja puhelimitse.

Tällä hetkellä useimmat puhelut tehdään mobiililaitteiden kautta. Tämän viestintävälineen avulla on noudatettava joitakin sääntöjä.

• Katkaise aina puhelimesta virta tai aseta se värähtelemään tilaisuudessa kokouksessa asiakkaan kanssa elokuvateatterissa seminaarissa.
• Mobiililaite on herkempi kuin lankapuhelin. Siksi tilanteessa, jossa julkisessa paikassa on tarpeen käydä henkilökohtainen keskustelu ilman ulkopuolista väliintuloa, voit vain puhua hiljaa ja toinen henkilö kuulee sinut.

• Älä aseta puhelimeen liian kovaa puhelua. Hän voi pelottaa muita.
• Yritä puhua lyhyesti. Kolmansien osapuolten läsnä ollessa keskustelu ei saisi kestää yli 30 sekuntia, muuten on olemassa vaara, että henkilö voi etsiä epäluuloa. Jos puhelinkeskusteluun on olemassa päteviä syitä, esimerkiksi sukulaisen sairaus tai suuri tapahtuma, sinun on ilmoitettava asiasta läsnä oleville.
• Vältä puhelinkeskusteluja liiketoiminnan lounaalla. Jos puheluun tarvitaan kiireesti, sinun pitäisi jättää pöytä ja puhua vähemmän täynnä paikkaa.

Eettiset standardit puhelimitse ovat tärkeitä yhtiön tehokkaan työn kannalta. Puhelinkeskustelujen kulttuuri on erityinen liike-elämän viestintä. Etiketin sääntöjen tuntemus auttaa vahvistamaan liikesuhteita ja lisäämään organisaation kannattavuutta.

• On tarpeen tervehtiä henkilö, jonka kanssa puhelinkeskustelu tapahtuu. Aikaan liittyvät lauseet ("Hyvää huomenta", "Hyvää iltaa" tai "Hyvää iltaa") sopivat tähän parhaiten.
• Yrityspuhelun aikana on tärkeää seurata omaa intonaatiota. Jotta keskustelukumppania ei painettaisi, sinun on puhuttava kohteliaasti ja rauhallisesti välttäen tarpeettomia tunteita.

• Tervehdyksen jälkeen on suositeltavaa esitellä itsesi ja ilmoittaa nimi, asema ja organisaatio.
• Jos soitat henkilölle, sinun pitäisi aina selvittää, onko hänelle kätevää puhua tällä hetkellä.
• Eettisten standardien mukaan puhelimen voi noutaa toisen tai kolmannen puhelun jälkeen.
• Keskustelun aikana sinun ei pitäisi tupakoida, syödä ruokaa tai juomia.
• Jos soittaja on kiinnostunut toisesta organisaation työntekijästä, keskustelu tulee ohjata hänelle tai ottaa käyttöön odotustoiminto.
• Tilanteessa, jossa numero on väärä, sinun ei tarvitse esittää tarpeettomia kysymyksiä anteeksi keskustelukumppanille ja sanoa hyvästit välittömästi.
• Älä koskaan soita varhain aamulla, lounastauon aikana tai ennen työpäivän päättymistä.
• Sihteeri tai avustaja voi tehdä tai vastata puheluihin johtajan sijasta.

• Voit soittaa kumppanin tai asiakkaan henkilökohtaisiin numeroihin vain, jos hän on antanut sinulle yhteystiedot. Viikonloppuisin ja vapaapäivinä puhelut ovat kuitenkin kiellettyjä.
• On tapauksia, joissa keskustelu keskeytyy huonon viestinnän vuoksi. Tässä tilanteessa, joka kutsui ensin, täytyy soittaa takaisin.
• Älä viivytä keskustelua. Pitkä keskustelu voi tuoda keskustelukumppanin ja aiheuttaa paheksuntaa. Jos viestintä viivästyy ja keskustelun tarkoitusta ei saavuteta, asiakas voi soittaa takaisin seuraavana päivänä tai järjestää henkilökohtaisen kokouksen.
• Keskustelun päätyttyä on suositeltavaa kiittää keskustelukumppania ja kohteliaasti hyvästellä häntä, kun hän kysyy, onko hänellä kysymyksiä. Tämä yksinkertainen toiminta tekee keskustelusta täydellisen ja kannustaa jatkamaan yhteistyötä.

Puhelinkeskusteluun tulisi valmistautua huolellisesti ja suorittaa useita erityistoimia. Tarkastellaan tarkemmin tärkeimpiä kohtia.

• Keskustelukumppani tulee kutsua vasta, kun selkeä keskustelusuunnitelma on laadittu. Jotta voit jättää pienet yksityiskohdat pois, voit tehdä graafisen tai kaavamaisen ääriviivan.
• Kirjoita tärkeät kysymykset, jotka sinun täytyy muistaa kysyä neuvotteluprosessin aikana.
• Valmistele asiakirjoja, joita tarvitaan viestinnässä (kirjeenvaihto, raportit, sopimukset).

• Tarkista etukäteen neuvottelukumppanilta sopiva aika puhelun soittamiseksi.
• Jos haluat tallentaa vastaanotetut tiedot, valmistele muistikirja tai päiväkirja.
• Selvitä yleinen luettelo ihmisistä, jotka osallistuvat keskusteluun, jotta he voivat ottaa yhteyttä heidän nimensä ja isäntänsä mukaan.
• Ennen kuin valitset numeron, yritä virittää positiivisella tavalla, sitten sinun tunneympäristönne pitäisi tietysti aiheuttaa keskustelukumppanin sijainti.
• Puhuessasi puhelinkeskustelua, harkitse viestinnän turvallisuutta toimistossa, koska arvokkaat tiedot saattavat joutua kilpailijoiden käsiin.

On myös pisteitä, jotka tulisi jättää pois ja joita ei sallita tulevassa puhelinkeskustelussa.

• Ei ole tarpeen keskustella liiketoiminnan asioista tuntemattoman tai satunnaisen henkilön kanssa. On parempi suunnitella henkilökohtainen kokous.
• Ei ole suositeltavaa vaatia sellaisen henkilön päätöstä, jolla ei ole valtuuksia tehdä niin tai uskoo toisin. Hän voi antaa suostumuksensa puhelimitse, vaikka hän on tämän päätöksen vastustaja.
• Pyyntöjä ei tarvitse äänittää, jos ei ole varmuutta siitä, että keskustelukumppani suostuu kanssasi ja haluaa auttaa.

Puhelimen rooli yritysviestinnässä on kaksinkertainen. Hyvin usein se häiritsee päivän aikana tehtäviä kiireellisiä tehtäviä, mutta samalla se nopeuttaa monien tehtävien ratkaisua. Siksi on tarpeen oppia puhelinkeskustelujen periaatteita, jotka edistävät sen tehokkaampaa käyttöä.

On erittäin tärkeää, että meillä on liikekommunikaatiotekniikka työntekijöille, joiden tietty työ on puhelinkeskusteluissa potentiaalisten asiakkaiden kanssa. Monet yritykset yrittävät ottaa yhteyttä soittajalle ensimmäisistä sanoista, jotta hänestä tulee todellinen asiakas.

Yritykset kilpailevat eri tavoin houkuttelemalla asiakkaita. Tärkeä vaihe palvelujen myynninedistämisessä on puhelinmyynti, ja siksi johtajien on käytävä vuoropuhelua asiakkaiden kanssa oikein ja taktisesti, muuten kannattavat sopimukset tulevat kilpailijoille.

Alla olevat vinkit auttavat sinua saavuttamaan menestystä yritysviestinnässä puhelimitse.

• On suositeltavaa soittaa puheluita henkilölle, joka on antanut sinulle hyödyllisen palvelun. Kiitokset ovat erittäin tärkeitä tulevan yhteistyön kannalta.
• Hymyile aina keskustellessasi. Hymy ja optimismi tuntevat varmasti tilaajan.
• Neuvotteluprosessissa yritä ennustaa keskustelukumppanin ajatuksia.
• Älkää koskaan ääntkö raskautta tai puhekieliä. Tämä on viestintäkulttuurin vastaista.
• Käytä ilmaisuja ja termejä, jotka soittaja ymmärtää.
• Älä peitä luuria puhuessasi samanaikaisesti kenenkään kanssa. Täten epäkunnioitetaan keskustelukumppania.
• Selitä kantasi luottavaisesti ja tarkasti, koska tarkkuus on kuninkaiden kohteliaisuus.

• Neuvottelut ovat tärkeitä toimiakseen nopeasti, vastaamalla kysymyksiin viipymättä ja monimutkaisia ​​lauseita. Tauko voidaan perustella vain siinä tapauksessa, että asiantuntija on kiireinen etsimään neuvotteluihin tarvittavia asiakirjoja. Jos tauko on viivästynyt, henkilöllä on täysi oikeus keskeyttää viestintä.
• Puhelimen, todellisen tai virtuaalisen viestinnän hetkinä on oltava erittäin kohtelias. Huutaminen ja puhuminen korotetussa äänessä katsotaan etiikan rikkomiseksi.
• Sano hyvästit keskustelukumppanille oikein, koska keskustelun taitava loppuunsaattaminen ei ole yhtä merkittävä kuin vuoropuhelun pääosa. Voit antaa toiselle henkilölle mahdollisuuden ripustaa ensin. Näin lopetat keskustelun ystävällisestä aallosta.

Tietysti puhelimitse tapahtuvaan onnistuneeseen viestintään tarvitaan hyvä sanakirja. Jotta puheesi ilmaisisi ja äänesi olisi miellyttävä, käytä seuraavan videon opetusta.